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記帳代行を頼んでいるけれど、帳簿が届くのが遅い、費用に見合っていない。そろそろ解約したいと思っても、データがどうなるのか心配ですよね。
結論から言うと、記帳代行の解約は、契約の条件を確かめ、決算や申告の直前を避けて、会計データと書類の受け取り方を決めてから伝えるのが安心です。この記事では、解約の進め方と引き継ぎで気をつけたい点が分かります。
記帳代行を解約する時にまず何を確認する？
記帳代行の解約で最初に見るのは契約書です。解約を何か月前に伝えるか、途中で解約した時の費用、会計データを渡してもらえるかを確認しておきましょう。解約の時期は、決算や申告の作業の途中を避け、区切りのよいところに合わせると引き継ぎがスムーズです。
『言い出しにくいし、急にやめて大丈夫かな』と迷う方も多いはずです。
実は、解約そのものより、そのあと帳簿をどう続けるかのほうが大事なんです。次の税理士に頼むのか、自社で入力するのかを先に決めておくと、話がぶれません。
契約書がすぐに見つからない時は、毎月の請求書や最初の見積もりに条件が書かれていることもあります。まずは手元の書類を探してみてください。
解約に向いている時期・避けたい時期は？
解約の時期によって、引き継ぎの大変さはかなり変わります。
| 時期 | 引き継ぎのしやすさ | 理由 |
|---|---|---|
| 決算と申告が終わった直後 | しやすい | 一年分の帳簿が締まっていて、次の期から始められる |
| 期の途中 | 少し手間がかかる | 途中までの帳簿を受け取り、続きを誰が入力するか決める必要がある |
| 決算や申告の作業の途中 | 避けたい | 申告書を誰が作るのかがあいまいになりやすい |
法人税の確定申告は、事業年度が終わった日の翌日から2か月以内が期限です。この期間に解約すると、申告に間に合わせるのが大変になります。
個人事業主の場合は、所得税の確定申告の期限が原則として翌年3月15日です。1〜3月は申告の準備が重なるので、この時期の解約はできれば避けておきましょう。
『今すぐやめたいのに、待つしかないの？』と感じる方もいますよね。そんな時は、解約の意思だけ先に伝え、申告までは今の事務所に仕上げてもらう形もあります。
例えば、3月決算で年商2,000万円の会社なら、5月の申告が終わってから解約を伝えると、新しい期の帳簿を次の担当者が最初から作れます。
会計データと書類はどう引き継ぐ？
ここが大事なところです。解約したあとに『去年の帳簿が手元にない』となると、次の決算でも税務調査の時でも困ってしまいます。
- 会計ソフトの仕訳データ（次の担当者のソフトで読み込める形か確認する）
- 総勘定元帳や試算表など、帳簿の控え
- 過去の申告書と決算書の控え
- 税務署などに出した届出書や申請書の控え
- 預けていた領収書や通帳のコピーなどの原本
会計データの形式は、使っている会計ソフトによって違います。次の担当者のソフトでそのまま読めない場合もあるので、どの形で受け取るかを先に聞いておきましょう。
会話の例を挙げると、こんな伝え方があります。
「来期から別の事務所にお願いすることにしました。今期分までの会計データと申告書の控えをいただけますか」
「承知しました。データは書き出してお渡ししますね」
自社で入力に切り替える場合は、記帳代行から自計化に切り替える時期も参考になります。資料の流れを見直すなら記帳代行の資料の送り方もあわせて見てみてください。
次の税理士に頼む時に気をつけること
今の税理士が税務代理をしていた場合、その権限は税務代理権限証書で税務署に示されています（国税庁税務代理の権限の明示）。
新しい税理士に頼む時は、新しい税理士が改めて提出することになります。手続きの細かいところは、次の税理士に確認しておくと安心です。
また、解約から次の契約までに空白の期間ができると、その間の記帳がたまってしまいます。次の担当を決めてから解約を伝えるほうが、帳簿が途切れずに済みます。
次の事務所との面談では、今の帳簿の状態と、受け取ったデータの形式を伝えておくと見積もりが正確になります。費用の比べ方は税理士の顧問料相場で紹介しています。
帳簿の返事が遅い、相談しても答えが返ってこない。そんな状況が続くなら、引き継ぎに慣れた顧問税理士を先に探しておくと楽になります。
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よくある質問
記帳代行は途中で解約できますか？
多くの場合は可能ですが、解約を伝える時期や途中解約の費用は契約によって違います。まずは契約書の条件を確認してみてください。
解約したら、会計データは返してもらえますか？
帳簿の控えや申告書の控えは受け取っておきたいものです。会計ソフトのデータをどの形で渡してもらえるかは、解約を伝える時に一緒に相談しておきましょう。
解約を伝える時、理由を詳しく言う必要はありますか？
詳しく言わなくてもかまいません。「来期から別の形で進めることにしました」と伝え、引き継ぎに必要なものをお願いすれば十分です。
まとめ
- 解約の前に、契約書で解約の伝え方と費用、データの受け渡しを確認する
- 決算と申告が終わった直後が、引き継ぎしやすい時期
- 会計データ、帳簿と申告書の控え、届出書の控えを受け取っておく
- 次の担当を決めてから解約を伝えると、帳簿が途切れない
