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記帳代行を頼もうと思ったものの、領収書や通帳の資料をどうやって税理士に渡せばいいのか分からない。そこで手が止まっている方も多いはずです。
結論から言うと、送り方は「郵送」「スキャン」「クラウド連携」の3つが中心で、取引の量と自分の手間で選ぶのがコツです。この記事では、それぞれの違いと、送る前にそろえておきたい資料が分かります。
記帳代行の資料はどうやって送る？
取引が少なく紙の領収書が中心なら郵送、毎月の量が多くて原本を手元に残したいならスキャン、銀行口座やカードの明細が多いならクラウド連携が向いています。どの方法でも、事務所が受け付けている形と締め日を最初に確認しておくのが大事です。
記帳代行では、税理士事務所があなたの資料を見て帳簿を作ります。だから資料がそろって届かないと、作業そのものが始められないんです。
『全部まとめて段ボールで送ればいいのでは？』と思うかもしれません。ただ、それだと事務所側での仕分けに時間がかかり、費用や納期に響くこともあります。
送り方は事務所によって受け付けている形が違います。まずは自分が続けやすい方法を考えておきましょう。
郵送・スキャン・クラウド連携はどう違う？
3つの送り方の違いを表で比べてみます。
| 送り方 | やること | 向いているケース | 気をつけたいこと |
|---|---|---|---|
| 郵送 | 月ごとに領収書や通帳のコピーを封筒で送る | 取引が少なく、紙の資料が中心 | 届くまで日数がかかる。原本が手元から離れる |
| スキャン | スマホやスキャナで読み取り、データで送る | 毎月の量が多く、原本は手元に置きたい | 読み取りの抜けや、文字のかすれに注意 |
| クラウド連携 | 口座やカードの明細を会計ソフトに自動で取り込む | 振込やカード払いが多い | 現金払いの領収書は別に送る必要がある |
例えば、年商800万円で、ほとんどの支払いを現金で済ませている個人の飲食店なら、郵送かスキャンが合いやすいです。
一方で、仕入れの支払いを口座振替とカードでまとめているネットショップなら、クラウド連携で明細の大半を取り込めます。残った現金の分だけスキャンで送れば、手間はかなり減りますよね。
飲食店のようにレジの売上がある業種は、レジ締めの記録も一緒に送ることになります。詳しくは飲食店の記帳代行で紹介しています。
スキャンで送る時のコツ
スキャンは手軽な分、読み取りの失敗が起きやすい送り方でもあります。ここが大事なところです。
- 領収書は1枚ずつ、日付と金額と相手先が読める明るさで撮る
- 長いレシートは途中で切れないよう、2回に分けて撮ってもかまわない
- ファイル名やフォルダを月ごとに分け、どの月の分か分かるようにする
- 送ったあとも原本は捨てず、月ごとにまとめて保管しておく
『撮ったから原本はもういいかな』と思いがちですが、原本の扱いは事務所の考え方や保存のルールによって変わります。捨ててよいかどうかは、税理士に確認してから決めましょう。
送り方で費用は変わる？
事務所によっては、送り方で料金を分けているところもあります。
事務所側の仕分けや入力の手間が減るほど、費用を抑えやすいのが一般的です。気になる時は「スキャンで送った場合とクラウド連携の場合で、月額は変わりますか」と聞いてみてください。
費用の決まり方そのものは、税理士の顧問料相場もあわせて見ておくと比べやすいです。
送る前にそろえておきたい資料は？
『何を送ればいいのか、そもそも分からない』という方もいますよね。最初に事務所から一覧をもらえることが多いですが、目安は次のとおりです。
- 事業用の通帳のコピー、またはネットバンキングの明細
- クレジットカードの利用明細
- 現金で払った領収書やレシート
- 自分が出した請求書と、受け取った請求書
- 売上の記録（レジ締めの記録や売上の一覧など）
資料を送る時は、月ごとに封筒やフォルダを分けておくと、事務所とのやり取りがぐっと楽になります。
例えばこんなやり取りがよくあります。
「この5,000円の支払いは何の費用ですか」
「取引先との打ち合わせのお茶代です」
こうした確認が毎月何件も来ると、お互いに時間がかかってしまいます。領収書の裏に用途を一言メモしておくだけでも、問い合わせは減るんです。
インボイスに関わる請求書は、登録番号の有無で処理が変わることがあります。気になる時はインボイス対応の記帳代行も見てみてください。
資料をためこんでしまう、毎月の送り方を自分で決めるのが面倒。そんな状況なら、資料の受け取り方まで決まっている顧問税理士を探すと楽になります。
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よくある質問
領収書の原本は税理士に送ってしまって大丈夫ですか？
郵送の場合は、作業が終わったら返却してもらえるかを最初に確認しておきましょう。原本を手元に残したいなら、スキャンで送る方法を選ぶと安心です。
クラウド連携なら、資料を送らなくてよくなりますか？
口座やカードの明細は自動で取り込めますが、現金払いの領収書や手書きの請求書は別に送る必要があります。全部が自動になるわけではありません。
資料はどのくらいの頻度で送ればいいですか？
毎月送る形が一般的ですが、取引が少なければ数か月ごとにまとめる事務所もあります。締め日と送る頻度は、契約の時に決めておきましょう。
まとめ
- 資料の送り方は郵送・スキャン・クラウド連携の3つが中心
- 取引の量と、原本を手元に残したいかどうかで選ぶ
- クラウド連携でも現金払いの領収書は別に送る
- 月ごとに分け、領収書に用途をメモしておくと問い合わせが減る
