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『今の事務所と新しい事務所で、使っている会計ソフトが違うんだけど…』。税理士を変えようとして、データの引き継ぎで手が止まっている方も多いはずです。
結論から言うと、会計ソフトが違っても引き継ぎはできます。この記事では、データの移し方の選び方と、旧事務所への頼み方が分かります。
会計ソフトが違っても、データは引き継げる？
引き継げます。方法は大きく「仕訳データごと新しいソフトに移す」か「期首の残高だけを入力して始める」かの2つです。期の途中で変えるなら仕訳ごと、決算が終わった直後なら残高だけ、と考えると選びやすくなります。
会計ソフトの多くは、仕訳をCSVなどのファイルに書き出す機能を持っています。
新しい事務所は、そのファイルを自分たちのソフトに取り込んだり、残高を確かめながら入力し直したりします。ソフトが同じでなくても、データの中身さえ受け取れれば進められるんです。
『ソフトが違うと全部入力し直し？』と心配になりますよね。実は、そこまでの手間になるケースは多くありません。
仕訳ごと移すか、残高だけ移すか
どちらが合うかは、変える時期と、過去の明細をどれくらい見返したいかで決まります。
| 引き継ぎ方 | 向いているケース | 注意すること |
|---|---|---|
| 仕訳データをまるごと移す | 期の途中で変える。今期の明細をすぐ見たい | 勘定科目や消費税の区分を新しいソフトに合わせる。取り込み後に残高を照らし合わせる |
| 期首の残高だけ入力する | 決算と申告が終わった直後に変える | 過去の明細は旧ソフトのデータやPDFで保管しておく |
| 紙やPDFで受け取る | 旧事務所のソフトから書き出せない | 新しい事務所での入力し直しに手間と費用がかかることがある |
例えば、12月締めの個人事業主が7月に変えるケースなら、1月から6月までの仕訳を書き出してもらい、新しいソフトに取り込みます。
一方、3月決算の法人が申告を終えてから変えるなら、新しい期の期首の残高だけを入れて始めることも。過去の明細は、決算書や総勘定元帳のPDFで手元に残しておけば十分なことが多いんです。
消費税の区分は特に気をつけたいところ
仕訳を移す時にずれやすいのが、消費税の区分です。
インボイス制度が始まってから、仕入れ先が登録事業者かどうかで区分が分かれています。免税事業者からの仕入れには、令和13年9月30日まで段階的に控除できる経過措置もあります。
ソフトが変わると、この区分の名前や分け方も変わります。取り込んだあとに正しく対応しているかは、新しい税理士に確認してもらいましょう。
会計データのほかに、受け取っておきたい物は？
仕訳データだけでは、新しい税理士が事業の全体を見られません。次の物もそろえておくと引き継ぎがスムーズです。
- 前期の決算書と申告書の控え
- 総勘定元帳と試算表
- 固定資産台帳
- 青色申告承認申請書など、税務署に出した届出書の控え
- 給与や源泉徴収、年末調整の資料
- 電子申告で使っていた利用者識別番号などの情報
気をつけたいのが、データが旧事務所のソフトの中にしかない場合です。
事務所のアカウントで記帳していたクラウド型のソフトだと、契約が終わると見られなくなることもあります。解約を伝える前に、書き出しを頼んでおきましょう。
反対に、自分のアカウントでソフトを使っていて、税理士には閲覧の権限を渡していただけ、というケースもあります。
この場合は、旧事務所の権限を外して新しい事務所に権限を渡せば、データはそのまま引き継げます。『自分のアカウントかどうか分からない』時は、契約しているのが誰の名義かを確かめてみてください。
旧事務所にはどう頼めばいい？
頼み方のコツは、「何を」「どの形で」「いつまでに」をはっきり伝えることです。
「今期の仕訳データをCSVで、前期の決算書と総勘定元帳はPDFでいただけますか。月末までにお願いできると助かります」
「承知しました。何月分まで入力済みかも添えてお送りしますね」
口頭だけだと行き違いが起きやすいので、メールなど文字に残る形で頼むと安心です！
期の途中で変える時の全体の流れは期の途中で税理士を変更するには、乗り換えの手順は税理士変更の進め方で確認できます。
新しい事務所を選ぶ時は、面談で「今の会計ソフトのデータを引き継げますか」と聞いてみてください。自分で入力しているソフトをそのまま使える事務所もあります。探し方は税理士の探し方が参考になります。
データの移行まで含めて任せたい方や、今使っている会計ソフトに慣れた税理士を探したい方は、紹介サービスで条件を伝えて探してもらうと楽です。
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よくある質問
自分で入力している会計ソフトは、税理士を変えても使い続けられますか？
対応できる事務所もあります。新しい事務所を選ぶ面談で、今のソフトのまま進められるかを確認してみてください。
書き出したデータを取り込んだら、残高が合いません。
よくある原因は、勘定科目や消費税の区分の対応づけのずれと、取り込んだ期間の重なりです。新しい税理士と一緒に、月ごとの残高を照らし合わせてみてください。
過去何年分のデータを受け取ればいいですか？
保存が必要な期間は書類や事業の形で違うので、新しい税理士に確認しましょう。少なくとも前期の決算書と申告書、今期のデータがあると引き継ぎが進めやすくなります。
まとめ
- 会計ソフトが違っても、データは引き継げる
- 期の途中なら仕訳ごと、決算直後なら残高だけ移すのが基本
- 消費税の区分は取り込み後に確認してもらう
- 何を、どの形で、いつまでにを文字に残して頼む
