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税務署から調査の連絡が来て、何をそろえればいいのか分からず焦っている。そんな方も多いですよね。
結論から言うと、税務調査の事前準備で揃える書類は、申告書の控えと帳簿、その元になった領収書や請求書が中心です。この記事を読めば、揃える書類の一覧と、顧問税理士と一緒に確認したいポイントが分かります。
税務調査の事前準備で揃える書類は？
事前準備で揃える書類は、調査の対象になる年分の申告書の控え、総勘定元帳などの帳簿、領収書や請求書、通帳、契約書が基本です。事前通知で聞いた「税目・期間・目的」から、どの書類が見られそうかを顧問税理士と確かめておきましょう。
『全部の書類を段ボールで用意しないといけないの？』と思っていませんか。
実は、最初にやるべきなのは書類集めではなく、事前通知の中身を確かめることなんです。どの税目の、どの年分が対象なのかで、準備する範囲が変わります。
まずは事前通知の内容を確かめる
国税庁の税務調査手続に関するFAQでは、事前通知で次のような点を伝えるとされています。
- 実地の調査を行うこと
- 調査を始める日時と場所
- 調査の対象になる税目と課税期間
- 調査の目的
通知は原則として電話で行われ、何日前に来るかは決まっていません。書面で欲しいとお願いしても、通知の内容を書いた紙はもらえないので、電話の時にメモを取っておきましょう。
顧問税理士がいる場合、事前に同意しておけば、通知を税理士に行ってもらうこともできます。
揃える書類の一覧
ここが大事なところです。国税庁のタックスアンサーでは、帳簿と書類の例として次のような物が挙げられています。
| 区分 | 主な書類の例 |
|---|---|
| 申告書 | 対象の年分の確定申告書の控え、決算書 |
| 帳簿 | 総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳 |
| 書類 | 棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書 |
| お金の流れ | 事業用の通帳、クレジットカードの明細 |
| 人に関する物 | 給与台帳、源泉徴収の記録（従業員がいる場合） |
『社長個人の通帳まで見られるの？』と気になる方もいますよね。
国税庁のFAQでは、法人の調査でも、代表者名義の個人預金に事業との関係が疑われる場合は、通帳の提示を求めることがあるとされています。事業用と個人用のお金が混ざっている所は、事前に税理士と確かめておきましょう。
従業員がいる会社は源泉の記録も見ておく
給与を払っている会社や個人事業主は、源泉所得税の納付の記録もそろえておきましょう。源泉所得税は原則として、給与を払った月の翌月10日までに納めます。
給与の支給人員が常時10人未満で納期の特例を使っている場合は、1〜6月分を7月10日、7〜12月分を翌年1月20日までに納めます。納付書の控えと給与台帳の金額が合っているか、先に見ておくと安心です。
外注先への支払いがある場合は、請求書と支払いの記録もそろえておきましょう。外注か給与かで源泉の扱いが変わることもあるので、迷う所は税理士に確認しておくと安心です。
前の年度の書類を求められることもある
調査の対象が1つの年分でも、それより前の書類を見せてと言われることがあります。
例えば、機械の減価償却費が正しいかを見るために、その機械を買った年の書類を確かめるケースです。対象の年分だけ用意して安心せず、大きな資産を買った時の書類も手元にあるか見ておきましょう。
書類は何年分残しておく必要がある？
『古い領収書はもう捨ててしまったかも』と不安になる方も多いはずです。保存期間は、法人か個人かで違います。
| 対象 | 保存が必要な物 | 保存期間 |
|---|---|---|
| 法人 | 帳簿と、取引に関して作ったり受け取ったりした書類 | 確定申告書の提出期限の翌日から7年間 |
| 法人（青色申告で欠損金が出た年など） | 同上 | 10年間 |
| 白色申告の個人 | 収入や経費を書いた帳簿（法定帳簿） | 7年 |
| 白色申告の個人 | それ以外の帳簿、棚卸表、請求書や領収書など | 5年 |
出典は国税庁のNo.5930 帳簿書類等の保存期間とNo.2080 白色申告者の記帳・帳簿等保存制度です。青色申告の個人の方は、自分の保存期間を税理士に確かめておきましょう。
会計ソフトのデータで管理している場合
帳簿を会計ソフトで付けている方も多いですよね。国税庁のFAQでは、電子データの帳簿を見せる時は、画面に表示して調査官が確認できる状態にするとされています。
提出を求められた時は、印刷して渡す、調査官が持ってきた媒体にコピーする、e-Taxやオンラインストレージ、メールで送る、といった方法があります。どの方法にするかは税理士と相談しておくと当日あわてません。
会計ソフトと税務調査の関係は会計ソフトを使っていても税務調査は来るのかで詳しく解説しています。
顧問税理士と確認するチェックリスト
書類がそろったら、顧問税理士と一緒に中身を見ていきます。事前に確かめておきたい点は次のとおりです。
- 事前通知で聞いた税目・課税期間・目的と、準備する書類の範囲
- 申告書の数字と、帳簿や通帳の数字が合っているか
- 売上の計上の時期が年をまたいでいないか
- 個人用の支出が経費に混ざっていないか
- 現金で受け取った売上の記録が残っているか
- 大きな資産を買った時の契約書や請求書があるか
- 当日、誰が立ち会い、どこで調査を受けるか
例えば、年商4,000万円で従業員5人の飲食店を営む会社なら、レジの記録と入金の記録が合っているかを先に見ておくと安心です。税理士との会話はこんな感じになります。
「現金売上の日報、3年分あるか確認しておいてください」
「去年の途中で紙からレジのデータに切り替えたんですが、それで大丈夫ですか」
事前に気づいた誤りは、調査の前に税理士と相談しておけば落ち着いて対応できます。日程の都合が悪い時は、調査官に相談すれば日時の変更を協議してもらえることもあります。
調査は初めてで何から準備すればいいか分からない、帳簿づけが追いついていない、税理士がまだいない。こんな状況なら、税務調査に慣れた顧問税理士を探しておくと準備がぐっと楽になります。
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よくある質問
事前通知から調査日まで、準備の時間はどれくらいありますか？
何日前に通知するかは法令で決まっていません。国税庁は、準備ができるよう相当の時間的余裕を置いて通知するとしています。都合が悪ければ日時の変更を相談できます。
調査官に書類を預けてほしいと言われたら断れますか？
帳簿書類の預かり（留置き）は、納税者の承諾を得て行うものとされていて、承諾なく強制的に預かることはないとされています。業務で使う書類なら、その旨を伝えて相談してみてください。
準備の途中で申告の誤りに気づいたらどうすればいいですか？
誤りの内容によって対応が変わるので、まずは顧問税理士に相談しましょう。修正申告をするかどうかは、加算税のかかり方も含めて税理士と確かめてから決めるのが安心です。
まとめ
- まず事前通知で聞いた税目・期間・目的を確かめる
- 申告書の控え、帳簿、領収書や請求書、通帳、契約書が基本
- 法人の帳簿書類の保存期間は原則7年間
- 会計ソフトのデータは画面で見せる。提出方法は税理士と相談
- 数字のずれや私的支出の混在は、顧問税理士と事前に確認
