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税務調査の連絡が来たのに、ちゃんとした帳簿がない。そんな時は頭が真っ白になりますよね。
結論から言うと、残っている通帳や領収書から帳簿を作り直すことはできます。この記事では、作り直す順番と、やってはいけないことが分かります。
焦って手元の書類を捨てたりせず、まずは落ち着いて読み進めてください。
帳簿がないまま税務調査を迎えるとどうなる？
事業をしている人は、白色申告でも青色申告でも帳簿をつけて保存する決まりがあります。帳簿がないと、売上や経費を説明する材料が足りず、調査が長引きやすくなります。調査の日までに、通帳や領収書をもとに帳簿を作り直し、税理士と一緒に説明できる形にしておきましょう。
国税庁の白色申告者の記帳・帳簿等保存制度では、収入や経費を書いた帳簿は7年、請求書や領収書などは5年の保存が必要とされています。
『白色申告だから帳簿はいらないと思っていた』という方もいるはずです。実は、白色申告でも記帳と保存は必要なんです。
白色申告の場合は、日々の合計金額をまとめて書くなど、簡単な書き方でもよいとされています。完璧な帳簿でなくても、取引の日付と相手、金額が追えることが大事です。
調査では、帳簿や書類を見せるようお願いされることがあります。国税庁の税務調査手続に関するFAQでは、正当な理由なく提示を拒んだり、うその記載をした帳簿を出したりすると、罰則があると説明されています。
帳簿はどうやって作り直す？
帳簿がなくても、お金の動きは通帳やカードの明細に残っていることが多いですよね。それを手がかりに、1年分ずつ組み立てていきます。
- 事前通知で聞いた対象の年を確認する
- 事業用の通帳、カード明細、電子決済の履歴を集める
- 請求書や領収書を月ごとに並べる
- 足りない書類は取引先に再発行や明細の写しをお願いする
- 入金と出金を売上と経費に分けて帳簿に入れる
- 税理士に見てもらい、説明が必要な所を確認する
例えばこんな場面です。
「この時期の入金は何の売上ですか」
「取引先からの報酬です。請求書の控えもあります」
こうして入金と書類がつながっていれば、帳簿が後から作ったものでも説明しやすくなります。
逆に、生活費と事業のお金が同じ口座で混ざっていると、一つずつ中身を確かめる必要が出てきます。分けられる所から分けておきましょう。
| 残っている物 | 分かること | 足りない時の対処 |
|---|---|---|
| 通帳・カード明細 | 入金と支払いの日付と金額 | 金融機関に明細を請求する |
| 請求書・領収書 | 取引の相手と中身 | 取引先に再発行をお願いする |
| レジや販売サイトの記録 | 日々の売上 | 管理画面から履歴を出す |
| 手書きのメモ | 現金の動き | 日付と金額をそろえて書き写す |
現金のやり取りが多い業種は、記録の残し方で説明のしやすさが変わります。飲食店の場合は飲食店の現金売上の備えも読んでみてください。
書類を捨てたり書き換えたりしてもいい？
『見つかると困るから、古い書類は処分しておこう』と思う気持ちが出るかもしれません。でも、それは何よりも避けたい対応です。
国税庁の重加算税の取扱いについて（事務運営指針）では、帳簿書類を捨てたり隠したり、書き換えたりすることが、重加算税の対象になる例として挙げられています。
作り直した帳簿は、あくまで「残っている記録から整理したもの」として出します。日付をさかのぼって作ったように見せるのは避けましょう。
詳しくは重加算税と仮装隠蔽の考え方で解説しています。
税理士に頼むと何が楽になる？
帳簿の作り直しは、慣れていないと何日もかかります。ただでさえ本業で忙しいのに、調査の日は迫ってきますよね。
税理士に頼むと、次のような作業をまとめて任せられます。
- 通帳や領収書から帳簿を作り直す
- 申告した金額とずれている所を見つけておく
- 税務代理権限証書を出して、調査に立ち会ってもらう
- 調査の後、記帳のやり方を一緒に整える
調査が終わった後も、毎月の記帳を見てもらえると、同じことで慌てずに済みます。費用の目安は顧問料の相場にまとめています。
帳簿が手元になく、調査の連絡まで来ている方は、早めに税理士を探しておくと準備の時間を取りやすくなります。
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よくある質問
帳簿がなくても、今から作れば間に合いますか？
通帳や領収書が残っていれば、調査の日までに作り直すことはできます。量が多い時は、税理士に頼んで対象の年から進めてもらうと早いです。
領収書もほとんど残っていません。どうすればいいですか？
通帳やカードの明細、取引先からの請求書の再発行などで、取引の中身を補っていきます。どこまで経費として説明できるかは、税理士に確認してみてください。
調査の日程を延ばしてもらうことはできますか？
国税庁のFAQでは、一時的な入院や業務上やむを得ない事情などがあれば、申し出ると日時の変更を協議するとされています。理由が合理的なら、それ以外でも相談できます。
まとめ
- 白色申告でも青色申告でも、帳簿の記帳と保存は必要
- 帳簿がなくても、通帳や領収書から作り直すことはできる
- 書類を捨てる、書き換えるのは重加算税の対象になりうるので避ける
- 作り直しと立会いを税理士に頼むと、調査の負担が軽くなる
