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ずっと記帳代行を頼んできたけれど、毎月の数字が出てくるのが遅い。自分たちで入力したほうが早いのでは、と考え始めた方もいますよね。
結論から言うと、記帳代行から自計化への切り替えは、期の始まりに合わせて、顧問税理士と役割を決めてから進めるのがおすすめです。この記事では、切り替えの目安と、事前に決めておきたいことが分かります。
記帳代行から自計化に切り替えるならいつ？
自計化とは、会社やお店が自分で会計ソフトに入力し、税理士はチェックと決算・申告を担う形です。切り替えるなら、期の途中より新しい期の始まりからにすると、帳簿の書き方が混ざらずに済みます。毎月の数字を早く見たい、社内に入力できる人がいる、という条件がそろった時が目安です。
記帳代行では、資料を送ってから帳簿ができるまでに時間がかかりますよね。その分、今月の利益が分かるのが翌月や翌々月になることもあります。
『もっと早く数字を見て、手を打ちたい』と感じたら、自計化を考えるタイミングなんです。
ただ、期の途中で切り替えると、前半は税理士の入力、後半は社内の入力となり、勘定科目の使い方がずれやすくなります。決算の時に直す手間が増えるので、できれば期首から始めておきましょう。
自計化に向いている会社・続けたほうがよい会社は？
自計化が合うかどうかは、会社の状況によって分かれます。自分に近いものを見てみてください。
| 状況 | 向いている形 | 理由 |
|---|---|---|
| 社内に経理の担当者がいて、月の数字を早く見たい | 自計化 | 入力したその日に数字を確認できる |
| 代表者が一人で現場も営業もこなしている | 記帳代行を続ける | 入力の時間を本業に回したほうがよい |
| 取引の多くが口座振替とカード払い | 自計化しやすい | 明細の取り込みで入力の手間が少ない |
| 現金払いや手書きの領収書が多い | 記帳代行か一部だけ自計化 | 入力の量が多く、社内の負担が重くなりやすい |
例えば、年商5,000万円で、従業員の中に事務を担当する人がいる会社なら、自計化に切り替える価値は大きいです。
一方で、年商1,000万円未満で、代表者が一人で事業を回している個人事業主なら、無理に自計化しなくてもかまいません。入力にかかる時間を考えると、記帳代行を続けるほうが楽な場合もあるんです。
切り替える前に顧問税理士と決めておくことは？
『自分で入力するなら、税理士はもう要らないのでは？』と思うかもしれません。実は、自計化しても決算と申告、そして入力内容のチェックは税理士に頼むのが一般的です。
切り替えの前に、次のことを話し合っておきましょう。
- 切り替えを始める月（新しい期の始まりがおすすめ）
- 使う会計ソフトと、税理士側がそのソフトに対応しているか
- 社内で入力する範囲と、税理士に残す範囲
- 入力内容をチェックしてもらう頻度
- 切り替え後の月額顧問料がどう変わるか
会話の例を挙げると、こんなやり取りになります。
「来期から自分たちで入力したいのですが、チェックはお願いできますか」
「もちろんです。勘定科目のルールを最初に決めて、月に一度見ていきましょう」
会計ソフトについては、税理士事務所ごとに対応しているソフトが違います。今使っているソフトのまま進められるかも、最初に聞いておくと安心です。
切り替えの準備期間は、資料の流れも見直すいい機会です。今の資料の渡し方は記帳代行の資料の送り方と比べてみてください。
切り替えると費用はどう変わる？
記帳代行の分の費用は、自計化で入力が社内に移ると減ることが多いです。
税理士ドットコムは、法人の記帳代行を顧問料とは別の月額＋5,000円から、と示しています。切り替え後にこの部分がどうなるかは事務所によって違うので、契約の見直しとして確認しておきましょう。
その分、社内の担当者が入力にかける時間は増えます。費用だけでなく、社内の手間も含めて比べてみてください。顧問料の決まり方は税理士の顧問料相場が参考になります。
切り替えでよくあるつまずき
『始めてみたら、思ったより大変だった』という声もよく聞きます。よくあるのは次のような場面です。
- 勘定科目の選び方が人によってばらばらになる
- 現金の残高が帳簿と合わなくなる
- 忙しい月に入力が止まり、結局まとめて入力することになる
こうした時に、早めに税理士に見てもらえる体制があると安心です。最初の数か月は、チェックの頻度を多めにしてもらうのも一つの方法です。
今の税理士が自計化の相談に乗ってくれない、使いたい会計ソフトに対応していない。そんな状況なら、自計化の支援に慣れた顧問税理士を探すと楽になります。
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よくある質問
自計化に切り替えたら、税理士との顧問契約は解約できますか？
入力を自社で行っても、決算や申告、税金の相談は税理士に頼むのが一般的です。顧問契約をやめるかどうかは、自社でどこまでできるかを見て決めましょう。
期の途中で自計化に切り替えてもいいですか？
できなくはありませんが、勘定科目の使い方がずれやすくなります。期首から始めるほうが、決算の時に直す手間が少なくて済みます。
自計化すると顧問料は下がりますか？
下がるとは限りません。記帳代行の分は減っても、チェックの頻度を増やせばその分の費用がかかることもあります。切り替え前に見積もりを出してもらいましょう。
まとめ
- 自計化は自社で入力し、税理士はチェックと決算・申告を担う形
- 切り替えは新しい期の始まりからがおすすめ
- 社内に入力できる人がいて、早く数字を見たい会社に向いている
- 会計ソフト、役割の分け方、費用の変わり方を税理士と決めておく
