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メールで届いた請求書、PDFのまま置きっぱなしになっていませんか。電子帳簿保存法が気になりつつ、何から手をつければいいか分からない方も多いはずです。
結論から言うと、個人事業主もまず対応したいのは「電子取引データの保存」です。この記事を読めば、最低限やることと、税理士に頼む範囲の決め方が分かります。
個人事業主の電子帳簿保存法の対応は何をすればいい？
個人事業主も、請求書や領収書などをメールやネットでやり取りした時は、その電子データを決まったルールで保存する必要があります。紙に印刷して保存するだけでは足りません。ルールは改ざんを防ぐ措置・見られる環境・日付と金額と取引先で探せること、の3つです。帳簿を電子で作る、紙をスキャンする、の2つは使うかどうかを選べる制度です。
電子帳簿保存法には、大きく3つの制度があります。このうち、義務としてかかってくるのは電子取引のデータ保存だけです。
| 制度 | 中身 | 個人事業主は |
|---|---|---|
| 電子取引のデータ保存 | メールやネットで受け取った請求書などをデータで保存 | 対応が必要 |
| 電子帳簿・電子書類 | 会計ソフトで作った帳簿をデータのまま保存 | 使うかどうか選べる |
| スキャナ保存 | 紙で受け取った書類をスキャンして保存 | 使うかどうか選べる |
『ネットで買った備品の領収書も入るの？』と思いますよね。
入ります。国税庁の案内では、電子取引にはメールの添付ファイルでのやり取りや、サイトを通じて請求書や領収書を受け取る取引も含まれます。通販サイトの領収書も、その対象になるんです。
制度の全体は国税庁の電子帳簿保存法の概要で確認できます。
自分でできる保存のやり方
ここが大事なところです。専用のシステムを入れなくても対応できる方法があります。
国税庁のパンフレットでは、原則のルールが3つ示されています。改ざんを防ぐ措置をとること、データを見るためのパソコンやプリンタを備えること、「日付・金額・取引先」で検索できることです。
改ざん防止は、事務処理規程を作って運用する方法でも構いません。国税庁のサイトに規程のサンプルも用意されています。
検索の方は、例えば表計算ソフトで索引簿を作る方法や、「日付_金額_取引先」の順でファイル名をそろえて1つのフォルダにまとめる方法でも満たせます。
- メールやサイトで受け取る請求書・領収書を洗い出す
- 保存するフォルダを1つ決める
- ファイル名を「日付_金額_取引先」の順にそろえる
- 改ざん防止の事務処理規程を作って手元に置く
- 税務調査でデータを見せられるようにしておく
さらに、基準期間（2年前）の売上高が5,000万円以下の人などは、調査の時にデータのダウンロードに応じられるようにしておけば、検索のルールは満たさなくてよいとされています。
『それでも手が回らない』という時のために、猶予措置もあります。人手不足などで原則のルールに沿えなかったことに相当の理由があり、調査の時にデータのダウンロードと印刷した書面の提示に応じられるなら、データを保存しておくだけで足ります。事前の届出は要りません。
詳しくは国税庁の電子取引データの保存方法のパンフレットで確認できます。
税理士に頼む範囲と費用の考え方
『電子帳簿保存法のためだけに、税理士にお金を払うのは…』という方も多いですよね。
実は、保存そのものは自分でもできるので、全部を任せる必要はありません。頼むと楽なのは、ルールに合っているかの確認や、日々の帳簿づけとまとめて任せる場面です。
例えば、年商600万円のライターで、取引先が数社だけのケース。フォルダとファイル名のルールを自分で決めれば十分で、年1回の確定申告の時に保存方法を見てもらう程度で足りるかもしれません。
一方で、年商3,000万円の小売店で、ネット仕入れの請求書が毎月たくさん届くなら話は別です。記帳と保存をまとめて任せた方が、手間も漏れも減らせます。
電子帳簿保存法の対応だけの公的な料金の目安はありません。税理士の報酬は平成14年に報酬規定が廃止されていて、事務所ごとに自由に決めています。
参考として、民間の税理士ドットコムが示す目安では、記帳代行は1仕訳50〜100円、個人事業主の顧問料は売上1,000万円未満で毎月訪問なら月2万円〜です。保存の確認がこの中に入るのか、別料金なのかは見積もりの時に聞いてみてください。
顧問料の決まり方は税理士の顧問料相場、会計事務所の選び方は電子帳簿保存法の対応を税理士に頼む範囲で詳しく解説しています。
受け取る請求書が増えてきて、保存も帳簿づけも追いつかなくなってきた。こんな状況なら、記帳と保存をまとめて相談できる顧問税理士を探すと気持ちが楽になります。
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よくある質問
電子で受け取った請求書を印刷して保存してもいいですか？
令和6年1月以後の電子取引は、データのまま決まったルールで保存する必要があります。印刷した紙だけを残すのでは足りないので、データも消さずに保存しておきましょう。
会計ソフトを使えば電子帳簿保存法に対応できますか？
会計ソフトで帳簿を作ってデータのまま保存するのは、選んで使える制度です。電子取引のデータ保存は別にルールがあるので、受け取った請求書の保存方法も確かめておきましょう。
税理士に頼むと、保存作業も代わりにやってもらえますか？
事務所によって対応は違います。データの受け渡しや保存まで任せられるかは、見積もりの時に作業範囲として確認してみてください。
まとめ
- 個人事業主も電子取引のデータ保存は対応が必要
- ルールは改ざん防止・見られる環境・日付と金額と取引先で検索できることの3つ
- 事務処理規程とファイル名のルールなど、システム無しでも対応できる
- 相当の理由があれば猶予措置もあり、事前の届出は要らない
- 税理士には、記帳とまとめて頼むか、保存方法の確認だけ頼むかを選べる
