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介護の現場は毎日が忙しく、経理は月末にまとめて片付けるという事業所も多いですよね。
結論から言うと、介護事業所の税務調査では、売上を入れる時期と、職員への給与が実際の勤務と合っているかが確かめられやすいです。この記事では、利用者負担金の未収と給与の記録を中心に、今から整えておきたい点を紹介します。
介護事業所の税務調査で見られやすい点は？
介護事業所の調査では、サービスを提供した月と売上を入れた時期のずれ、利用者負担金の未収の管理、職員の給与とシフト・出勤記録の一致が確かめられやすいです。請求の控え、入金の記録、勤務の記録の3つをつなげておくことが備えの土台になります。
介護事業所の売上は、サービスを提供してから入金されるまでに時間がかかりますよね。
さらに、介護報酬と利用者さんからの負担金で、入金のルートが分かれます。このずれが、帳簿の売上の時期をぶれさせやすいんです。
| 見られやすい点 | ずれやすい場面 | 備えておく記録 |
|---|---|---|
| 介護報酬の売上の時期 | 入金された月に売上を入れている | 請求の控え、サービス提供月ごとの一覧 |
| 利用者負担金の未収 | 未入金の分を売上に入れていない | 利用者ごとの請求と入金の一覧 |
| 職員の給与 | シフトと給与の支払いが合わない | シフト表、出勤記録、給与明細 |
| 登録ヘルパー・外部の専門職への支払い | 給与か外注かの区分があいまい | 契約書、支払いの明細、源泉徴収の控え |
利用者負担金の未収と職員給与はどう管理する？
ここが介護事業所ならではの論点です。利用者負担金は、口座振替や集金、振込など、利用者さんによって払い方が違いますよね。
口座振替ができなかった月や、ご家族の都合で支払いが遅れる月もあります。
入金された時ではなく、提供した月で考える
『入ったお金を売上にすればいいのでは』と考えがちです。ただ、サービスを提供した月と入金の月がずれると、決算の時に売上の時期が変わってしまいます。
利用者ごとに「請求した月・金額・入金日」を一覧にして、未入金の分が分かるようにしておきましょう。
回収できない負担金の扱い
長く未入金が続いたり、利用者さんが亡くなって回収が難しくなったりすることもありますよね。
こうした場合の扱いは、状況によって変わります。督促の記録や連絡の経緯を残したうえで、税理士に確認してみてください。
介護報酬の入金とのずれ
介護報酬も、サービスを提供した月から遅れて入金されます。
決算の月に提供した分は、入金が翌期になっても、その期の売上として扱う考え方が一般的です。月ごとの請求の控えを残しておくと、ずれを説明しやすくなります。
職員の給与はどう記録する？
人件費が大きい介護事業所では、給与の記録も確かめられやすい点です。『毎月ちゃんと払っているから問題ない』と思いますよね。ただ、見られるのは払った事実よりも、勤務の記録とのつながりなんです。
シフト表、タイムカードや出勤記録、給与明細の3つがつながっているかを、ときどき見直しておきましょう。
- シフト表と出勤記録
- 給与明細と源泉徴収の控え
- 加算などで上乗せして払った手当の内訳
- 登録ヘルパーや外部の専門職との契約書と支払い明細
給与か外注か、の区分
登録ヘルパーや、外部の専門職への支払いを外注として扱っている事業所もありますよね。
給与と外注では源泉徴収の扱いが変わるので、契約の中身や働き方によって判断が分かれる所です。判断は税理士に確認してみてください。
源泉所得税の納め方
給与を払ったら、源泉徴収した所得税は原則として翌月10日までに納めます。給与の支払人数が常時10人未満なら、半年分をまとめて納める納期の特例もあります。
調査の連絡が来たら？税理士に頼むタイミングは
税務調査の前には、原則として事前通知があります。方法は原則として電話で、何日前に連絡するかは法令で決まっていません。
『利用者さんの予定を動かせないのに』と焦りますよね。訪問やサービスの予定が詰まっている時は、連絡を受けた時に都合を伝えて相談しましょう。
税理士にはこう伝えてみてください。
「税務署から調査の連絡がありました。介護報酬と利用者負担金の未収、職員の給与の資料をどこまで用意すればいいですか？」
税理士が立ち会うには、税務代理権限証書を税務署に出しておく必要があります。事前の同意があれば、事前通知を税理士に行ってもらうこともできます。
顧問税理士に頼むならいつがいい？
介護事業所は、毎月の給与計算と売上の時期の管理が欠かせない業種です。
職員が増えてきた、拠点を増やしたい、未収金の管理が追いつかない。こうした段階なら、ふだんの帳簿から見てもらえる顧問税理士がいると、調査の時も落ち着いて対応できます。
顧問料の目安は税理士の顧問料相場にまとめています。人件費が大きい会社の考え方として警備業の税理士の選び方も、立ち上げ期の判断は顧問を頼むべき時期の目安も参考にしてみてください。
給与計算や未収金の管理に手が回らない、調査の連絡が来て不安。そんな時は、介護事業所を見ている顧問税理士に相談しておくと心強いです！
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よくある質問
利用者負担金を現金で集金している場合、何を残せばいいですか？
利用者ごとの受領の控えと、集金した日・金額の一覧を残しておくのが基本です。事業所の口座に入れた日も記録しておくと説明しやすくなります。
処遇改善などの加算分を職員に払った記録も見られますか？
給与の一部として払っていれば、給与明細や支給の内訳で確かめられることがあります。内訳が分かる形で残しておきましょう。
介護事業所に詳しい税理士はどう見分ければいいですか？
面談の時に、介護報酬の売上の時期や利用者負担金の未収の管理について具体的に聞いてみてください。答え方で経験が分かります。
まとめ
- 売上はサービスを提供した月で考え、入金とのずれを一覧で管理する
- 利用者負担金の未収は、利用者ごとに請求と入金を記録する
- シフト表・出勤記録・給与明細の3つをつなげておく
- 職員や拠点が増えてきたら、顧問税理士にふだんから見てもらう
