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freeeで記帳を始めて、税理士にも見てもらいたい。でも、どうやって招待すればいいのか、どこまで見せていいのか迷いますよね。
結論から言うと、freeeの事業所のメンバーとして税理士のメールアドレスを招待し、頼む範囲に合った権限を選ぶのが基本です。この記事では、招待の進め方と、権限や共有で気をつけたい点が分かります。
freeeに税理士を招待するには？
freeeの事業所の設定から、メンバーの招待として税理士のメールアドレスを登録し、権限を選んで送ります。税理士が承認すれば、同じ帳簿を見られるようになります。画面の名前や選べる権限はプランや時期で変わることがあるので、操作はfreeeのヘルプで確かめてください。
『自分のIDとパスワードを教えれば早いのでは？』と思うかもしれません。
ただ、ログイン情報を共有するのはおすすめしません。誰が何を操作したか分からなくなりますし、契約が終わった後に止める方法もなくなってしまうんです。
招待なら、税理士は自分のアカウントで入ります。外す時も、メンバーから削除するだけで済みます。
- 税理士に、招待に使うメールアドレスを聞く
- 頼む範囲を決めて、どの権限にするかを相談する
- freeeの事業所の設定から、メンバーとして招待を送る
- 税理士が招待を受けたら、帳簿が見えているかを一緒に確かめる
招待する前に税理士と決めておくこと
招待のボタンを押す前に、少しだけ話しておくと後が楽です。
- 税理士側で使うメールアドレスは、担当者個人か事務所の共通か
- 担当者が複数いる時は、何人招待するか
- 毎月いつまでに記帳を終えれば、見てもらえるか
- 気になる取引があった時は、freeeのコメントで伝えるか、チャットやメールで伝えるか
『担当者が変わったらどうなるの？』という心配もありますよね。事務所の担当者が交代した時は、新しい担当者を招待し、前の担当者を外すという流れになります。誰を招待しているかは、たまに見ておくと安心です。
税理士がfreeeをどれくらい使い慣れているかも大事です。freeeに詳しい税理士の目安は、freee認定アドバイザーの税理士とは？で書いています。
権限はどこまで渡せばいい？
ここが大事なところです。権限は、税理士に何を頼むかで決めると迷いません。自分の頼み方がどれに近いか、当てはめてみてください。
| 税理士に頼む範囲 | 渡したい操作のイメージ | 気をつけたいこと |
|---|---|---|
| 月1回のチェックと相談だけ | 帳簿やレポートを見られる | 直してほしい所は自分で直すか、都度相談 |
| 間違った仕訳の修正も頼む | 仕訳の登録や編集ができる | 誰が直したか分かるようにしておく |
| 記帳代行も頼む | 取引の登録や口座の明細の処理ができる | 自分と税理士で同じ取引を入れない |
| 決算・申告まで頼む | 決算の調整まで帳簿全体を扱える | 申告前の最終確認は自分でも見る |
『全部の権限を渡すのは、少し怖い…』という方も多いはずです。
そんな時は、最初は見るだけの権限で始めて、必要になったら広げる方法もあります。税理士には、こんなふうに伝えてみてください。
「まずは見ていただく形で招待します。修正もお願いしたくなったら、権限を広げますね」
給与や個人の情報はどう見せる？
従業員がいる場合、給与の金額やマイナンバーなど、人に見せる範囲を気にしたい情報もあります。
給与計算や年末調整も税理士に頼むなら、その情報を見てもらう必要があります。頼まないなら、見えない形にできるかを税理士と相談してみてください。
個人事業主の場合は、事業と関係のない私用の取引がどこまで帳簿に入っているかも確かめておきましょう。
共有する時の注意点は？
招待した後も、いくつか確かめておきたい点があります。
- 自分のIDとパスワードは税理士にも教えない
- 銀行やカードの連携の操作は、自分の側で行う
- 税理士が直した仕訳は、どこを直したか聞いておく
- 給与や個人の情報が見える設定になっていないか確かめる
- 契約が終わったら、メンバーから税理士を外す
実は、契約が終わった後もメンバーに残ったままのケースは少なくないんです。税理士を変える時は、新しい税理士を招待するのと同じタイミングで、前の税理士を外しておきましょう。
口座の連携データを税理士とどう見ていくかは、クラウド会計の銀行連携を税理士と共有する方法で詳しく書いています。
freeeを使っていて、毎月のチェックや決算を任せられる税理士を探している方は、freeeに慣れた顧問税理士を選ぶと、招待から共有までの話が早く進みますよ。
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記帳や申告に手が回らない、法人化を考えている、今の税理士の対応に不満があるといった場合は、条件に合う顧問税理士を紹介してもらうのが近道です。税理士ドットコムなら、全国7,500名以上の登録税理士から、予算や業種に合う税理士を無料で紹介してもらえます。
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よくある質問
税理士を招待するのに、追加の料金はかかりますか？
プランによって、招待できる人数や権限が違うことがあります。今のプランで何ができるかは、freeeのヘルプや料金表で確かめてください。
税理士がfreeeを使っていない場合も招待できますか？
招待自体はできても、税理士が操作に慣れていないと共有のメリットを活かしにくいです。事前にfreeeで作業しているか聞いておきましょう。
招待した税理士に、勝手に申告されることはありますか？
申告は依頼の内容に沿って進むものです。申告前には内容を見せてもらい、自分でも確認してから進めてもらいましょう。
まとめ
- freeeの事業所のメンバーとして税理士を招待する
- 自分のIDとパスワードは共有しない
- 権限は頼む範囲に合わせ、最初は見るだけでもよい
- 契約が終わったら、メンバーから税理士を外す
